Auditlog voor evenementen

Vanaf nu is er een auditlog beschikbaar voor evenementen. Dit is een log van de wijzigingen die aan een evenement zijn gemaakt, zoals aanpassing van prijzen, datum, titel, et cetera. Je kunt zien welk veld is gewijzigd, wat de waarde was vóór de wijziging en wat de waarde is ná de wijziging. Bovendien kun je zien wanneer en door wie de wijziging is doorgevoerd. In de auditlog zijn wijzigingen gemaakt voor een individueel evenement, via bulkbewerking, en via de Admin API inzichtelijk.

Je kunt verschillende filters toepassen en/of de zoekfunctie gebruiken om specifieke gegevens te vinden. De auditlog kan ook worden geëxporteerd.

Eigenschappen die worden bijgehouden

De auditlog registreert wijzigingen in evenementeigenschappen, zoals:

• Evenementinformatie
• Kaartsoorten en prijzen
• Toegangsrechten
• Online beschikbaarheid
• Financiële codes
• Restitutie-instellingen
• Auto e-mail & sms

Voor een volledig overzicht van eigenschappen die worden bijgehouden in de auditlog, kun je de handleiding raadplegen.

Gedetailleerde tracking

• Actie: houdt bij of de waarde is toegevoegd, bewerkt of verwijderd. Er wordt niets geregistreerd als er geen wijziging plaatsvindt.
• Oude/nieuwe waarden: toont de waarden vóór en na de wijziging.
• Type aanpassing: geeft aan of een wijziging voor een enkel evenement of via bulkbewerking is gedaan, met extra details voor bulkbewerkingen.
• Gebruiker: toont welke gebruiker de wijziging heeft uitgevoerd.

Je kunt de auditlog van een evenement openen door naar Administratie > Evenementen > Data te navigeren en bij het evenement op Acties > Auditlog te klikken.

De nieuwe auditlog functie wordt in de komende weken per land uitgerold en is dus mogelijk nog niet beschikbaar. 

Prijsmatrix

De prijsmatrix in Box Office is opnieuw ontworpen voor betere gebruiksvriendelijkheid. Deze ondersteunt nu prijsformules, waarmee je een basisprijs kunt instellen. De prijs per rang en kaartsoort wordt vervolgens automatisch berekend op basis van de ingevoerde formule (kaartsoortprijs gelijk aan de basisprijs, +/- een percentage of +/- een vast bedrag).

Daarnaast kun je nu prijzen direct kopiëren en plakken vanuit een Excel-bestand in de matrix. Kaartsoorten die nog niet aan het evenement zijn toegevoegd, worden automatisch toegevoegd en de bijbehorende prijzen per rang en kaartsoort worden automatisch ingevuld.

Verder zijn de kosten voor een evenement verplaatst naar tabbladen boven de kaartsoorten. Bij het weergeven van kaartsoorten in de prijsmatrix wordt nu rekening gehouden met de prioriteit van de kaartsoort.

Integratie met Vriendenloterij VIP-kaart

Voor theaters en concertzalen die een overeenkomst hebben met de Vriendenloterij om VIP-kaarthouders korting te bieden, is er nu een integratie met de API van Vriendenloterij beschikbaar. Kaartkopers kunnen hun VIP-kaartnummer invullen in de online flow, waarna automatisch een korting wordt toegepast op de tickets.

Lees in deze handleiding meer over het opzetten en de werking van de integratie.

Beheer van API-sleutels

Voor extra beveiliging worden API-sleutels voor de CRM API, Admin API en POS API nu slechts één keer getoond bij het aanmaken.

Daarnaast is het mogelijk om API-toegang te beperken tot specifieke IP-adressen voor betere bescherming tegen ongeautoriseerde requests.

Nieuwe versie Admin API

Admin API V2

Er is een nieuwe versie van de Admin API beschikbaar. Deze biedt extra gegevens over evenementen en producties, waaronder kaartsoorten, prijsschema's, toekenningen en evenementlabels. Daarnaast kunnen omzet en ticketaantallen nu per kaartsoort worden opgehaald.

Let op: De nieuwe versie wordt momenteel niet ondersteund door Yesplan.

Voor een volledig overzicht is de interactieve online documentatie voor versie 2 beschikbaar: 

https://adminapi.tixnl.nl/v2/swagger/index.html

Admin API V1

Het is nu mogelijk om een overzicht van prijstemplates in Tixly op te halen en een prijstemplate mee te sturen bij het publiceren van een evenement vanuit een planningsprogramma, waaronder Yesplan.

Daarnaast kunnen nu verkoopcijfers (verkochte aantallen en omzet) per kaartsoort worden opgehaald.

Auto e-mail/sms naar toekomstige kaartkopers

Het is nu mogelijk in te stellen dat ingeplande e-mail en sms-berichten ook verstuurd worden naar kaartkopers die tickets kopen ná de ingeplande verzenddatum van het bericht. Deze kaartkopers zullen de e-mail of sms dan direct (binnen 30 minuten) na aankoop van hun tickets ontvangen.

Kalenderweergave voor producties

Het is nu mogelijk om een de beschikbare evenementen binnen een productie te tonen in een kalenderweergave.

Je kunt dit instellen bij de productie onder het tabblad Informatie. Als je wil dat voor een specifieke actie (special offer) de kalenderweergave niet wordt getoond, terwijl deze wel geactiveerd is, dan kan je de kalenderweergave voor een actie uitschakelen onder het tabblad Geavanceerd.

Als er op een datum meer dan drie evenementen plaatsvinden binnen de productie, dan wordt er een dropdown getoond in de kalender met de beschikbare starttijden. Voor datums waarop drie of minder evenementen plaatsvinden, worden de starttijden direct op de kalender getoond.

Let op: de wachtlijstfunctie is niet beschikbaar voor evenementen in de kalenderweergave.

Ongeplaceerde evenementen

Voor ongeplaceerde evenementen wordt na het selecteren van een tijd een pop-up met de beschikbare kaartsoorten getoond. De kaartkoper kan deze pop-up eventueel wegklikken om een andere datum te kiezen.

Geplaceerde evenementen

Voor geplaceerde evenementen wordt na het selecteren van een datum de zaalplattegrond weergegeven. Aan de linkerkant blijft de kalender zichtbaar, waardoor de kaartkoper tussen verschillende datums kan wisselen.

Kaartsoorten selecteren

De lay-out is verbeterd van de pop-up voor het selecteren van de gewenste kaartsoort bij geplaceerde evenementen waarbij Eerst stoelen kiezen is ingeschakeld. 

Bovendien kunnen kaartkopers nu gemakkelijker de kaartsoort voor geselecteerde stoelen veranderen, zonder hun stoel opnieuw te hoeven selecteren. De kaartkoper kan nu de kaartsoort van een geselecteerde stoel aanpassen in de zijbalk aan de rechterkant van de zaalplattegrond. Dit geldt voor geplaceerde evenementen die met kalenderweergave of met de optie Eerst stoelen kiezen worden verkocht.

Annuleringskosten

Het is nu gemakkelijker om annuleringskosten te rekenen bij het verwijderen van tickets. De annuleringskosten kunnen worden geconfigureerd onder Administratiekosten - Seizoenen onder de tab Annuleringskosten. Hier een aparte fee voor online terugboekingen en voor terugboekingen via de kassa worden ingesteld. Daarnaast kan worden geconfigureerd of de fee per ticket of per bestelling wordt gerekend. 

Online krijgt een kaartkoper een melding over de annuleringskosten te zien tijdens het aanvragen van de terugbetaling.

Het in rekening brengen van annuleringskosten kan per evenement worden in- of uitgeschakeld onder het tabblad Restituties.

Verbeteringen voor importeren van klanten

De module voor het importeren/bijwerken van klanten is verbeterd. Het is nu mogelijk om alleen specifieke velden van klanten te importeren of bij te werken, zonder dat andere velden met lege waarden worden overschreven. Daarnaast is het mogelijk om waarden bij te werken van CRM-velden die specifiek zijn toegevoegd voor de werkgroep (custom meta fields). De interface is aangepast zodat duidelijker is welke kolom naar welk klantveld wordt geïmporteerd.

Voordat de import definitief wordt verwerkt, is er een overzicht zichtbaar van de import, waarbij aangepaste velden geel zijn gemarkeerd. Om de import definitief door te voeren, klik je op Bevestig import.

Logo op hardcopy tickets

Het is nu met Boca en Intermec printers mogelijk om een logo op hard copy (thermische) tickets te printen. Indien gewenst kun je een logo kun je toevoegen aan een ticket lay-out.

Wallet cadeaukaart 

Het is nu mogelijk een cadeaukaart toe te voegen aan een mobiele wallet. De e-ticket leveringsmethode kan worden gekoppeld aan de cadeaukaart(groep) en de download knop is beschikbaar op het online besteloverzicht. 

Het is ook mogelijk om een CSV-bestand te downloaden met links naar zowel de PDF download als het mobiele wallet ticket voor cadeaukaarten of tickets. Dit kan worden gedaan via de Acties knop in het Box Office besteloverzicht door te klikken op Download cadeaukaart / tickets.

Neem contact op met Tixly Support om deze instelling te activeren

Box Office verkoop aanpassingen

Diverse aanpassingen zijn doorgevoerd na de meest recente update met betrekking tot verbeteringen bij de verkoop via de Box Office. Hieronder worden enkele wijzigingen uitgelicht, terwijl andere onder bugfixes zijn vermeld.

Kaartsoorten selecteren die beschikbaar zijn in andere rangen

Bij geplaceerde evenementen is het weer mogelijk stoelen te selecteren die niet beschikbaar zijn voor de geselecteerde kaartsoort. De kaartsoort met de hoogste prioriteit in die rang wordt geselecteerd en is zichtbaar in het venster aan de rechterkant.

Kaartsoort maximum 

Het maximum aantal tickets wat van een bepaalde kaartsoort verkocht mag worden is nu te vinden tussen haakjes naast de naam van de kaartsoort in de selectiebalk in het verkoopscherm.

Tickets verkopen/reserveren

De gebruikerservaring voor het verkopen of reserveren van tickets in Box Office is verbeterd. Diverse verbeteringen zijn doorgevoerd, zoals duidelijkere indicaties voor stoelen zonder prijs en de verkoop/reserveerknop is nu groen. Daarnaast zijn er grotere updates en visuele veranderingen doorgevoerd.

De prijsmatrix is verplaatst naar de onderkant van het scherm, waardoor kaartsoorten kunnen worden geselecteerd via een dropdown-menu of met de pijltjestoetsen, voordat je stoelen kiest. Elke geselecteerde stoel wordt aan de rechterkant weergegeven, waar de kaartsoort per stoel kan worden aangepast voordat je reserveert of verkoopt.

Je kunt nu in- en uitzoomen op de zaalplattegrond met nieuwe zoom knoppen linksonder, of via je muis of touchpad. Je kunt de plattegrond ook navigeren met pijlknoppen, en een centrale knop tussen de pijlen zet de plattegrond terug naar het standaard zoomniveau.

Dit nieuwe ontwerp geldt ook voor de verkoop van abonnementen. De knop ‘Evenementen splitsen’ is verplaatst naar de rechterbovenhoek, samen met de evenementen/zalen waar je meerdere keuzes kunt maken. Geselecteerde tickets verschijnen aan de rechterkant nadat je naar het volgende evenement navigeert.

Tickets ruilen/verplaatsen

Tickets ruilen in Box Office

Bij het ruilen van stoelen in de Box Office kun je nu de ticketprijs aanpassen naar een hoger of lager bedrag door te wisselen naar stoelen in een andere rang of kaartsoort. Als de prijs verandert, wordt de bestelling omgezet in een reservering, met een gedeeltelijke betaling of een openstaand saldo.

De ruilkosten zijn omgezet van een product naar servicekosten in Box Office. Je stelt deze in onder Administratie - Seizoenen - Ruilingen toestaan. Het pop-up venster bij het ruilen van tickets geeft je de optie om het prijsverschil af te rekenen of de oorspronkelijke prijs te hanteren.

Bij het verplaatsen van stoelen binnen een evenement wordt nu een nieuwe barcode uitgegeven.

Online tickets ruilen

In de regels voor het ruilen van tickets, onder Administratie - Seizoenen - Ruilingen toestaan, kun je nu een optie inschakelen waarmee kopers een cadeaubon kunnen ontvangen of een donatie kunnen geven voor het prijsverschil wanneer de nieuwe tickets goedkoper zijn dan de originele.

Het ontwerp van de online bestelflow voor het selecteren van het evenement waarvoor je tickets wilt ruilen is volledig herzien.

SSO (Single Sign-On)

SSO (Single Sign-On) wordt nu ondersteund, waardoor gebruikers kunnen inloggen in Box Office met hun SAML Identity Provider (zoals Microsoft Azure AD of Google). Neem contact op met Tixly Support om SSO in te stellen.

Rapporten

Kolommen verbergen in rapporten

Je kunt nu zelf kiezen welke kolommen worden weergegeven in verschillende rapporten. Tixly slaat de voorkeuren op per gebruiker. Alle kolommen worden nog steeds meegenomen in exportbestanden.

Kassarapport

Gedeeltelijke betalingen blijven nu op de oude datums in het kassarapport staan. Daarnaast is er een nieuwe tabel toegevoegd die bestellingen met eerdere gedeeltelijke betalingen toont die nu volledig zijn betaald.

Financiële dimensies voor producten, lidmaatschappen, donaties en betaalmethoden worden nu weergegeven in het kassarapport.

Financiële export

Bij het instellen van een financiële export naar een FTP-server kun je nu de verbinding testen in Box Office. Er is nu ook een logboek toegevoegd van verzonden bestanden, met de optie om bestanden direct vanuit het logboek opnieuw te verzenden.

Rapport voor late betalingen

Hoewel het sporadisch voorkomt, is het technisch gezien mogelijk dat een online bestelling verloopt voordat de betaling is afgerond. Om zulk soort gevallen op te sporen en af te handelen zijn de volgende aanpassingen gedaan:

Er is een nieuw rapport toegevoegd dat online bestellingen toont waarvan de betaling is ontvangen nadat de bestelling is verlopen. Er is ook een waarschuwingsicoon toegevoegd aan het verkoopdashboard voor zulk soort gevallen, zodat je hier proactief op kunt reageren. Je vindt het rapport onder Rapportage - Kassarapport - Late betalingen.

Er is een nieuwe pagina toegevoegd die gebruikers doorstuurt naar een landingspagina met uitleg wanneer de betaling te laat is voltooid.

Batch print rapport

We hebben de functie ‘Print all’ toegevoegd aan het tickets batch print rapport, waarmee je de hele lijst in één keer kunt afdrukken.

Andere rapportverbeteringen

Besteloverzicht rapport: Een extra rapporttype ‘Verkocht’ is toegevoegd aan het rapport besteloverzicht.

Verdeling ticketinkomsten rapport: Wanneer deze wordt gebruikt, wordt nu de interne naam van het evenement getoond in het rapport verdeling ticketinkomsten.

Betalingsdocumenten

Er zijn meerdere updates doorgevoerd in de module voor betalingsdocumenten, waaronder een nieuw rapport en een zoekfunctie voor factuurnummers.

Rapport voor factuurbetalingen

We hebben een nieuw rapport voor factuurbestellingen toegevoegd. Dit geeft je een beter overzicht van de betalingsstatus en klantgegevens van factuurbestellingen. We hebben ook een optie toegevoegd om facturen te exporteren, zodat je factuurgegevens kunt importeren in externe financiële systemen. Je vindt dit rapport onder Rapportage - Kassarapport - Facturen.

Zoeken op factuurnummers

Je kunt nu een bestelling zoeken door het factuurnummer in te voeren. Gebruik de sneltoets CTRL+I (cmd + i op macOS) om te zoeken.

Auto e-mail/sms

Je kunt nu automatische e-mails en SMS-berichten versturen naar houders van reserveringen.

 

Het is nu niet meer mogelijk om per ongeluk klantgegevens te overschrijven wanneer een webgebruiker is ingelogd en betaalt voor de tickets van een andere klant.

De nieuwe, volledig vernieuwde Tixly Scanner app is nu beschikbaar op alle platforms. Deze snelle en veilige app voor het scannen van tickets kan worden gebruikt op hardwarescanners, iPhone- en Android-smartphones en -tablets. De app integreert naadloos met de Tixly Box Office-software.

 

De nieuwe app bevat alle functies van de oude versie. Daarnaast biedt de app nieuwe mogelijkheden voor het scannen van producten en lidmaatschappen. Meldingen kunnen worden ingesteld voor specifieke kaartsoorten, toekenningen en klantlabels. Dit is handig, bijvoorbeeld wanneer een VIP-kaarthouder wordt gescand. Alle tickets binnen één bestelling kunnen snel worden gescand met een simpele tik op het scherm. Ook is er een nieuwe functie toegevoegd om tickets uit te scannen.

Daarnaast biedt de app op specifieke hardware een zelfscanoplossing via de Kioskmodus.

Tickets scannen

Naast het scannen van losse tickets, kun je met de nieuwe app ook tickets uitscannen. Je kunt ook een hele bestelling in één keer scannen met een tik op het scherm. Door omhoog te vegen, krijg je de volledige inhoud van de bestelling te zien, inclusief tickets en producten.

Feedback and scanmeldingen

De app is ontworpen voor een duidelijke en intuïtieve ervaring. Er is visuele feedback op het scherm en meldingsgeluiden verbeteren de scanervaring. Meldingen kunnen nu worden ingesteld voor verschillende doeleinden. Denk hierbij aan het tonen van een kortingskaart, leeftijdsbeperkingen, VIP-gasten, stoelwijzigingen en meer.

Producten scannen

Het is nu mogelijk om Tixly productvouchers te scannen. Evenementgerelateerde producten kunnen alleen worden gescand als het bijbehorende evenement actief is om gescand te worden. Niet-evenementgerelateerde producten kunnen op elk moment worden gescand.

Lidmaatschappen scannen

Lidmaatschappen kunnen zo worden ingesteld dat ze toegang geven tot ongenummerde evenementen. Na een succesvolle scan wordt er automatisch een gratis ticket voor de klant aangemaakt en gemarkeerd als gescand. Zo kan het aantal bezoeken per lidmaatschap beter worden bijgehouden. Klantgegevens worden aan elk evenement toegevoegd.

Klanten zoeken en scangeschiedenis

De app biedt een volledig overzicht van de scangeschiedenis. Zo kunnen recent gescande bestellingen worden bekeken. Tickets kunnen ook handmatig worden gescand door in de app naar de klant te zoeken. Dit is handig zodat bezoekers die hun tickets zijn vergeten aan de deur kunnen worden geholpen.

Kioskmodus

De Kioskmodus stelt de scanner in op een speciale modus. Hierin kunnen tickets worden gescand zonder dat iemand het apparaat hoeft te bedienen. De informatie op het scherm is beperkt en alle klantgegevens zijn verborgen.

Kioskmodus is alleen beschikbaar voor specifieke Android-apparaten.

Instellingen

Diverse instellingen kunnen in de app worden aangepast, afhankelijk van de configuratie van elke locatie. Naast het scannen van geselecteerde evenementen, kan het scannen enkel worden ingeschakeld voor specifieke zalen, ingangen en meer. Ook kunnen meldingsgeluiden, een donkere modus voor omgevingen met weinig licht, taalinstellingen en andere opties worden ingesteld.

Nu beschikbaar

Download de nieuwe app door te zoeken naar Tixly Scanner op je apparaat of klik op een van de onderstaande knoppen.

Ga voor gedetailleerde instructies voor het installeren van de app naar onze installatiehandleiding.

Voor gedetailleerde informatie over de functionaliteit van de app, bezoek ons Help Center of neem contact op met het supportteam via support-nl@tixly.com.

Basket Rules

Verbeterde gebruikersinterface voor lidmaatschaps aanbevelingen via basket rules.

Het is nu mogelijk om een ​​kopie van een basket rule te maken, zodat je nog sneller meerdere vergelijkbare regels kunt maken.

De organisatie prefix wordt nu weergegeven bij het selecteren van producten in de basket rules.

Abonnementen

De ondertitel van een productie wordt nu weergegeven wanneer je online een abonnement koopt.

Lidmaatschappen 

De user interface voor lidmaatschappen en donaties in de online flow en in het online account is verbeterd.

Bovendien kan aan lidmaatschappen nu een leveringsmethode worden toegewezen en kunnen ze, vanaf de online bestelbevestiging en in het online account, worden gedownload als PDF en naar de wallet.

Als een bestelling meerdere items bevat, worden deze nu allemaal verzameld onder één Download knop op de online bestelbevestiging. 

Factuur 

De betaalmethode factuur wordt nu in een eigen tabblad afgehandeld. Om een bestelling op een factuurbetaalmethode af te rekenen, kun je naar het tabblad Factuur navigeren. Het is daarbij ook mogelijk om klantgegevens, zoals naam, adres en bedrijf, optioneel of verplicht aan de betaalmethode te koppelen. Deze klantgegevens kunnen op hetzelfde tabblad worden ingevoerd of gewijzigd. Wanneer klantgegevens bewerkt worden in het reserveringsvenster, worden deze automatisch bijgewerkt op de klantenkaart, en vice versa.

Onder Administratie - Werkgroepinstellingen - Betaalmethoden moet minimaal één betaalmethode zijn ingesteld als factuur om het tabblad weer te geven, hier kunnen ook de (verplichte) klantgegevens gekoppeld worden. 

Betalingsdocumenten

Het is nu mogelijk om voor elke betaling of terugbetaling van een bestelling een document (betalingsbewijs) te genereren. Dit kan via de historie van de bestelling. Dit betalingsbewijs toont het betaalde of terugbetaalde bedrag en is als pdf te downloaden. 

Voor gereserveerde tickets kan nu een proforma factuur worden gegenereerd met betaalinstructies. Dit document is ook als pdf te downloaden.

De lay-outs van de documenten kunnen naar wens worden aangepast. Om deze lay-outs aan te passen, dien je eenmalig contact op te nemen met Tixly support. Wij voegen dan een bewerkbaar template aan de werkgroep toe onder Administratie - Lay-outs - Tickets.

Daarnaast is er een nieuwe module toegevoegd, Administratie - Factuur, waar de templates kunnen worden toegewezen (pro-forma factuur / betalingsbewijs / credit betalingsbewijs).

Per organisatie kan bovendien een factuurnummerstructuur worden gedefinieerd. Deze nummers kunnen op de betalingsdocumenten worden geprint.

In toekomstige releases zullen meer functionaliteiten voor factuurdocumenten worden toegevoegd. 

Daarnaast is er, om consistentere gegevens te hebben en betalingsdocumenten te kunnen genereren, meer logging toegevoegd aan het splitsen en samenvoegen van bestellingen . Het splitsen en samenvoegen van bestellingen wordt nu behandeld als het verwijderen van items uit een bestelling en het creëren van deze items in een nieuwe bestelling - net zoals bij het verplaatsen van tickets naar een ander evenement. Deze wijziging zal transactieregels toevoegen die elkaar in evenwicht brengen in verschillende transactierapporten.

Rapportages

Er zijn twee nieuwe rapportages toegevoegd: 

• Accumulated sales - Toont de totale verkopen voor de producties die dit kalenderjaar plaatsvinden + het totaal aan verkopen in de afgelopen 24 uur.
• Evenementbezetting - Geeft het aantal verkochte, gereserveerde en totaal verkochte tickets weer, inclusief en exclusief servicekosten.

Neem contact op met Tixly Support om toegang te krijgen tot deze rapportages. 

Verlenging van lidmaatschappen

Voor de verlenging van lidmaatschappen die niet met automatische incasso (domiciliëring) worden afgerekend, is er nu een nieuw type e-mail template. Dit nieuwe template kan worden gebruikt om de e-mail automatisch te verzenden wanneer de reservering voor het te verlengde lidmaatschap automatisch is klaargezet. De lidmaatschapshouder kan op die manier op de hoogte gebracht worden dat hij zijn lidmaatschapsverlenging kan afrekenen.

Lees meer over het instellen van lidmaatschappen voor verlengingen in ons kennisbank.

UI-aanpassing reservering in Box Office

Verbetering van de Box Office user interface in de tickets-tab van een reservering. Waarschuwingen en andere berichten (zoals aanbevolen producten, kosten en basket rules) zijn naar de rechterkant van de pop-up verplaatst.

Binnenkort beschikbaar

Er zijn een aantal nieuwe icoontjes en instellingen verschenen in Box Office die betrekking hebben op de aankomende release van de nieuwe Tixly Scanner app. Deze functonaliteiten zullen binnenkort in meer detail worden uitgelegd.

Aanvullende Algemene Voorwaarden

Het is nu mogelijk om aanvullende voorwaarden te creëren die kunnen worden gekoppeld aan geselecteerde evenement datums en lidmaatschappen.
Neem contact op met Tixly Support om deze functie te activeren.